Tag Archives: CMS

DITA und Content Management Tools

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Wenn am Bodensee, nehmen Sie am monatlichen DITA-XML-Anwender Meetup teil

Meetup Einladung Juli 2016

Werden Sie DITA-Häfler! Nächster Termin: 21. Juli, 18:30 Uhr, Fabrik am See in Langenargen. Agenda:

  • Was bringt DITA und was bringen Content Management Tools mit?
  • Was ist neu in DITA 1.3?

Den Grünen Salon im 2.OG der alten Bettfedernfabrik stellt uns unser Sponsor axxepta solutions zur Verfügung.

Die DITA-Häfler haben ihren Weg aus verschiedensten Ecken des “schwäbischen Meeres” zum Meetup gefunden – Vorarlberg, Allgäu, Langenargen, Friedrichshafen, Singen… und sogar eine dreistündige Fahrt aus Freiburg hatte uns in Juni erfreut. Diesen Monat kriegen wir Besuch aus Linz!

Quick-Meetups am Ufer

Wenn’s auch mal zwischen Meetups dringende Fragen gibt und WhatsApp reicht nicht, genießt man Flammkuchen und Latte zu FrameMaker- und oXygen-Quick Starter Sessions am Ufer.

 

Auf ein glückliches DITA Jahr!

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English version >> Happy DITA in Germany!

Die letzten Monaten in 2015 waren schon intensiv und ich habe wieder Vieles mitzuteilen, das ich unbedingt in Januar machen werde. Jetzt aber das Wichtigste wäre, mit folgender Aussage ins 2016 zu rutschen: DITA ist und bleibt hier. Das habe ich eine Weile her schon gesagt und sage es erneut, nachdem das steigende Interesse an DITA in Deutschland, unter anderem im November durch Workshops, Vorträge und Podiums im Rahmen der tekom Jahrestagung in Stuttgart und bei DITA Europe in München, noch deutiger wurde. Die DITA Gemeinschaft formt sich langsam, Werkzeuge und Systeme fangen an, DITA zu unterstützen und die Diskussion wird, naja, wenigstens leidenschaftlich.

Letzten September war ich ein bisschen enttäuscht und besorgt… etwa fünf Minuten lang 😉 als eine Gruppe deutschen CMS-Herstellern ein “Whitepaper” gegen DITA herausgegeben hatte. Sie hatten auch ein paar schlecht begründeten Folien, die ihren Kunden von DITA Implementierungen abraten sollten, mit auf einer Rundreise durch Europa genommen hatten. Die Amerikaner nennen solche Stellungnahmen FUD – Furcht, Unsicherheit, Zweifel (fear, uncertainty, doubt). Ich habe mich trotzdem überwunden, über das tragikomische Erwachen der dunklen Seite hinaus zu sehen und das Material durchzulesen. Meine Entscheidung war aber, an solchen nicht produktiven Versuchen nur wenig Aufmerksamkeit zu schenken. Ich werde mich weiter darauf konzentrieren, den DITA Einsatz in Europa und besonders in der deutschsprachigen Gemeinschaft zu unterstützen und Jeder ist willkommen, aktiv mitzumachen.

Auf Wiederstand zu stoßen ist vollkommen normal, wenn es um Änderung geht und kein Experte würde jemals sagen, DITA sei die beste Antwort auf allen Doku-Projekttypen. Doch wenn DITA den Anforderungen und den Audit-Ergebnissen entspricht, müssen professionelle Berater und System-Hersteller die Entscheidungen ihrer Kunden respektieren und ihre Flexibilität zeigen, anstatt eine hochmütige, selbstzerstörerische Antwort zu geben, wie – “Wir machen das seit zwanzig Jahren so und wir sehen keine Notwendigkeit unsere Architektur umzustellen.”

Während der tekom Jahrestagung in Stuttgart und kurz danach haben DITA Experten und Fans, mich eingeschlossen, über vielen interessanten, sowie über ein paar irreführenden Vorträge auf Twitter und Blogs berichtet. Mit viel Geduld und, anders als manche “anti-DITA Gastgeber”, ganz höflich haben Sie die Unklarheiten kommentiert.

Ebenso könnte ich hier noch einen Bericht mitteilen und Verlinkungen zu den Diskussionen auflisten, mein Gefühl über diese Sache sagt mir aber: ist schon genug! Wir sollten diese Debatten beiseitelegen, da der Wettbewerb zwischen Standards oder CMSes soll gesund und ausgeglichen laufen. Wir sollten uns auf die Vorteile für die Kunden und Redakteuren konzentrieren, anstatt uns an negative Aufmerksamkeitstricks zu versuchen. Als Berater und System-Hersteller sollten wir proaktiv zeigen, was wir für unseren Kunden und Partner besonders gut leisten können, egal ob mit DITA, PI-Mod, oder mit weiteren Strukturen (ich, zum Beispiel, habe mehrere davon studiert und implementiert).

Meine Botschaft an die technischen Autoren und Dokumentationsmanager lautet: Ihr Team muss entscheiden, niemals ein System-Hersteller, in Deutschland, wie anderswo auf der Welt, welche Standarde eingesetzt werden. Verfolgen Sie die Neuigkeiten und Anforderungen im Bereich technische Dokumentation und treffen Sie fundierte Entscheidungen. Involvieren Sie Ihre Teams, lassen Sie sie ihre Werkzeuge testen und genau die auswählen, mit denen das Team ihre geschäftliche Ziele erreichen wird.

Vielen Dank für ein wundervolles 2015 und wünsche Allen ein sehr Erfolgreiches 2016. Machen Sie Ihre Teams, Kunden und Anwender wunschlos glücklich!

Happy DITA in Germany

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Deutsche Version >> Auf ein glückliches DITA Jahr!

The last months of 2015 have been quite tumultuous and there is a lot I’ve been meaning to share with you. I’ll catch up with the posts in January, but the most important message to start 2016 is: DITA is here to stay! I’ve said it some time ago and I say it again, because there is growing interest for DITA in Germany, as numerous presentations, workshops and panels proved once more in November at tcworld and DITA Europe. The community is taking shape, tools and systems start supporting DITA and the discussion is, well, passionate, to say the least.

Back in September, I was a bit disappointed and worried… for about five minutes 😉 as an anti-DITA “whitepaper” had been published by a group of German CMS providers. They also took some poorly founded slides meant to discourage DITA implementations on a roadshow through Europe. But as I read the material and tried to see beyond the tragi-comical dark force awakening (or FUD, as Americans name such attitudes: fear, uncertainty and doubt) I decided to ignore them and just concentrate on my commitment to support DITA adoption in Europe, especially in the German-speaking community, and each of you is welcome to contribute.

It is absolutely normal to face resistance to change and no expert would ever claim DITA was the best answer to every type of technical communication projects. However, if DITA fits the requirements and audit findings, professional consultants and system providers have to respect their customers’ business decisions and prove capable of change, instead of sending an arrogant, self-destructive message like “it’s how we’ve been doing it over here for twenty years, so we don’t see fit to change.”

DITA experts and fans attending tcworld in Stuttgart, myself included, were reporting on social media about lots of interesting sessions, but also about a few misleading ones during the conference and shortly afterwards. They patiently and, unlike some “anti-DITA hosts”, politely commented on the misunderstandings.

I could write yet another review and provide lists of links to those discussions, but my feeling is: enough is enough! We should let such disputes aside. The competition between standards or CMSes should be healthy, maintaining a well-balanced market. We should all concentrate on the benefits for end-users and authors, instead of attempting negative awareness tricks. As consultants and tool providers, whether we work more with DITA, PI-Mod, or other grammars (I’ve also studied and worked with more of them), we should be proactive and show what we can do best for our customers and partners.

My message to the technical authors and content managers is: It is your team’s decision, never a system provider’s, what standards you choose to adopt, in Germany or elsewhere. Keep your eyes on the developments and requirements in user assistance and make informed decisions on your technical information. Involve your teams, test and select the tools that help you reach your business goals.

Thank you all for a wonderful 2015. Have a successful 2016 and keep your teams, customers, and end-users happy!

Integration der Produktinformationen bevor 4.0

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SchiffahrtMitte Juni fand die TIM Anwenderkonferenz in Konstanz statt – erneut eine großartige Gelegenheit, sich mit Kollegen aus der Technischen Redaktion und Engineueren der Service-Abteilungen aus dem deutschsprachigen Raum in einem historischen Resort am Bodensee zu treffen und auszutauschen.

Als Titel auf dem Programmheft stand allerdings ein Satz, der mich unruhig machte: “Jede Information zu jeder Zeit an jedem Ort”. Ich vermute mal, dass es mit den Vorträgen über Modernes Content Delivery, Produktkommunikation 4.0 und Praxiseinblicke in Industrie 4.0 zu tun hatte, scheinte aber die Ziele und Bemühungen in den letzten paar Jahren in unserem Beruf zu widersprechen – “Als technische Redakteure, liefern wir die richtige Information zu richtiger Zeit an richtigem Ort.”

Klar müsste man sich als technische(r) Redateur(in) mit Themen wie Internet of Things (in diesem Kontext, Industrie 4.0) und Omnichannel Content schon beschäftigen. Es heißt aber lange nicht, dass nur weil man heutzutage die Technik dazu hat, sollte jedes Datum oder jede Information gesammelt und gepflegt sein. Ohne genaue Geschäftsziele und ohne die Analyse der Zielgruppen-Tätigkeit und -Kanäle, gibt es keine Strategie für die Doku 4.0.

Die meisten Konferenzen und Seminaren werden im Moment zu Industrie 4.0 gewidmet. Nichtsdestotrotz scheint es kein gemeinsames Verständnis darüber zu geben, außer die Referenten sagen immer “Sie müssen es tun. Denken Sie an die vielen Möglichkeiten.” Meiner Meinung nach, braucht die 4.0-Technologie (und die 4.0-Redakteure) im Industriebereich noch ein bisschen Zeit zu wachsen, damit die Umgebung aufholen kann. Es gibt zwar die Software und Hardware, Unmänge an Daten zu sammeln, sowie teilweise Algorythmen zur Analyse dieser Daten, jedoch fehlen die (standardisierten) Schnittstellen und Benutzeroberflächen, um die Ergebnisse visuell lesbar zu machen und Entscheidungen im Industriebereich zu unterstützen.

Mittlerweile in der realen Welt, wie mir manche Experten und Redakteure in Konstanz berichteten, kämpfen sich die Redakteure noch durch, wenn es um die einfache Integration von ihrem Content Management System mit SAP oder anderen ERP-Systemen geht. Sie müssen immer noch die Metadaten manuell doppelt eingeben, weil die Systeme und bestimmt auch die verantwortlichen Personen nicht miteinander kommunizieren.

Apropos verantwortlich, finde ich immer gefährlich, dass die Redakteure und nicht Produktentwickler für die technischen Daten in CMS und für die Metadaten in ERP Verantwortung tragen sollen. Diese Daten sollten automatisch zwischen Systemen synchronisiert werden. So würden die technischen Daten und Änderungen die Redakteuren nicht kümmern, genauso wenig wie Engineure für Metadaten Sorgen tragen würden. Jedes Datum soll man nur einmal eintragen und an einer einzigen Stelle pflegen. Information Chain word-cloud

Meine Word-Cloud Notizen zum Vortrag über “Information Supply Chain Management” zeigen einen weiteren und bekannten Grund für die Integration der Produktinformationen – die multidimensionale Welt der Informationen im Unternehmen, die von der Arten, Systemen, Rollen und Prozessen während des Lebenszyklus gegeben wird.

Es gibt noch jede Menge Arbeit, die Informationsprozesse zu optimieren und zu integrieren, bevor Produktinformation 4.0 geschehen kann.

[Update:] Es sind mir noch ein paar Artikel in der Presse aufgefallen:

DITA is here to stay

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or better said… to grow with us

It is seldom that I hear news about XML/DITA application in the DACH region (the German-speaking countries), so I was glad to attend the TIM Users Conference in Constance last week. TIM is the XML authoring and content management system developed by Fischer Computertechnik.

The two-day conference was indeed an intensive knowledge exchange between TIM users, the FCT team, and their partners. As I expected, most of the attendees and speakers are using TIM in manufacturing and machine building enterprises, as well as on-site support services. Adobe FrameMaker and Microsoft Word are still broadly used as editors, but it is encouraging to hear about well established German tools joining the DITA world.

Last year I was reading in the DITA community about concerns that the standard was not being supported enough in Germany, but I must say it does not look that bad to me. As long as DITA is on academic curricula and major conference programs, no one can say it’s being discouraged. New and well-known, local CMS providers are offering and promoting DITA modules. When corporations as large as SAP are adopting a standard, the rest of the world has to follow.

As Prof. Wolfgang Ziegler was saying at tekom 2013 in Wiesbaden during his talk about information portals, DITA and XML have been around for 20 years… we don’t even talk about reasons for doing XML anymore – we just do it! (“Macht man einfach!“)

Prof. Sissi Closs is also talking regularly about DITA and single sourcing. In Constance she was presenting DITA Information Architecture as a relatively new and absolutely necessary discipline, functioning as a continuous, agile process of information management.

Dr. Walter Fischer was declaring himself convinced by the advantages DITA brings to the technical communication, especially considering what the Internet of Things triggers in the emerging Industry 4.0 age.

In workshops, presentations, lightning talks, over coffee, football 😉 WM public viewing or on a boat trip on Lake Constance, “TIM-players” from Austria, Switzerland and Germany were in agreement: We need more collaboration with industry partners, when it comes to exchanging content and integrating tools. Partner content providers are hiding behind a copyright clause and would only send a PDF or a protected copy of an illustration, instead of sharing the sources with integrators of their products and documentation.

Machines are talking to machines and to humans, yet humans are still reluctant to comply to standards and to exchange information. XML is everywhere around us anyway, so why do we have to wait and be forced to switch at the last moment, when it’s obvious we need to work with a standard like DITA, to collaborate and manage information?

Darwin is in the DITA name for a reason: it’s an XML standard that’s evolving with us.

Happy DIT’ing!